Ce document sert de trame de travail pour l’élaboration de ce nouveau site internet. Il est régulièrement mis à jour avec l’avancée du travail de l’équipe “communication et des retours utilisateurs.

LE CONTEXTE

Depuis 2 ans, le site internet du Zef était hébergé par une plateforme pour associations (“Pep’s Up)”, trop rigide et qui montre désormais ses limites. Il s’agit aujourd’hui de rebâtir le site internet, de manière à pouvoir l’adapter au mieux à nos besoins actuels et futurs.

OBJECTIFS

Le nouveau site internet est destiné à :

  • informer le grand public (informations, réservations en ligne)
  • informer et organiser les bénévoles à partir de chez eux (planning des bénévoles, production et mise en ligne de contenu sur le blog, envoi de newsletter)
  • accompagner les bénévoles lorsqu’ils sont au Zef (remplissage des réservations demandées sur place, accès aux fiches pratiques)
  • permettre de centraliser tout le fichier adhérent existant
  • accueillir les nouvelles adhésion et les renouvellements d’adhésion, en ligne ou sur place au Zef
  • Il doit ainsi faciliter et fluidifier le travail de communication et une partie du travail administratif, sans se sur-ajouter à l’existant. Pour ses fonctionnalités courantes, il doit être accessible aux bénévoles non spécialistes (ergonomie, simplicité).

Il doit être exhaustif, de manière à être le point de départ de toute notre communication, qui pourra ensuite être déclinée sur différents supports (newsletter, réseaux sociaux, programme papier, SMS, communiqués de presse…)

Au-delà de “l’équipe communication”, il doit aussi pouvoir être alimenté avec une certaine autonomie par les “référents communication” des différentes équipes opérationnelles du Zef (Castors, Toqués, Tech’Zef…), certains responsables d’ateliers récurrents (théâtre, café-débats…), et éventuellement certains partenaires extérieurs (Trait d’Union, Ecler des Bosserons…).

Ce site internet s’inscrit dans plusieurs réseaux locaux d’échanges d’informations locales traitant des thématiques concernant le projet (partenaires locaux, réseau des EVS 91, CNEET…).

FONCTIONNALITÉS

  • Publication d’actualités (blog)
  • Publication d’événements datés, avec ou sans réservation préalable, fonciton de réservation (gestion de la jauge limite)
  • Affichage des animations (soirées jeux de société, cafés débat, hypnose) et ateliers récurrents (théâtre, potager et bricolage du samedi après-midi, sessions de cuisine participative du vendredi matin…)
  • Publication des menus de la semaine
  • Publication facile d’albums photo post événements
  • Information claire sur les besoins effectifs de l’association en bénévolat (tâches, créneaux horaires, etc… (cf remarque Candy)
  • Formulaire de collecte des données d’une activité (cf Virginie) : Une fiche type des éléments nécessaires

INTERACTIVITÉ FACEBOOK

  • Partage facile d’une actualité sur page FB
  • Recopie d’un événement sous forme d’événement FB ?

NEWSLETTER

  • Importation de mailing-list à partir du fichier adhérents
  • Génération simplifiée de newsletters en sélectionnant les événements et actualités à mettre en avant -> mailchimp, sendinblue ?
  • Fonctionnalités d’envoi SMS (API Octopush)

GESTION DES ADHÉRENTS / BÉNÉVOLES / VALORISATION BÉNÉVOLAT

  • Formulaire nouvel adhérent / renouvellement d’adhésion + don -> BDD (cf tableau Gsheets) + paiement en caisse ou en ligne / STRIPE ?
  • Planning des bénévoles / équipes + gestion référents (voir contribution Titouan ?)
  • Décompte nominatif du travail administratif en OFF (com, compta, autre…)

SUIVI DE FRÉQUENTATION

  • Données backoffice par événement + photos

AUTRES FONCTIONNALITÉS ENVISAGEABLES

  • Web radio
  • Web TV / duplex live / festival de vidéos engagées en ligne…

[…]


STRUCTURE DU NOUVEAU SITE INTERNET :

PAGE D’ACCUEIL :
Logo
Menu + lien FB, Insta
Bandeau : Mosaïque des événements à venir
Bandeau : “Au menu cette semaine” (par les Toqués)
Boutons : Adhérer, S’inscrire à la newsletter
Bandeau : Les derniers articles (blog des toqués, des castors, info de dernière minute…)
Bandeau : retour sur les derniers événements phares au Zef

PIED DE PAGE :
Contact/Localisation
N° infoline
Horaires d’ouverture
FAQ
Planning des bénévoles

MENU (à organiser, améliorer…) :

  • Le projet
    Notre histoire (nos origines, appel à projet)
    Les fondamentaux (participatif, expérimentation, bienveillance, partage, solidarité, éco-responsabilité…)
    L’association (gouvernance, membres CA, moments forts, formulaire d’adhésion)
    Nos documents (statuts, projet fondateur, projet social, CR)
    Nos partenaires (institutionnels, associatifs, commerciaux)
  • Les activités
    Passer un moment au Zef
    Les ateliers des bénévoles (Toqués, Castors, Ruche, Tech’Zef)
    Les activités récurrentes (Soirées jeux de société, Café-débats, Atelier théâtre)
    Les événements réguliers (concerts, théâtre, Chef d’un soir, conférences, projections-débats, expositions)
    Le Zef hors les murs
    Les événements exceptionnels (Rétrogaming, Gratiferia, cycles et journées thématiques, Repair’Café ?)
  • Informations pratiques
    Contact/Localisation
    Horaires d’ouverture
    Questions fréquentes
  • Les meilleures recettes des Toqués

MENU DE L’ANCIEN SITE INTERNET :

  • L’association
    Notre histoire
    Adhérer
    Nos documents (status, CR)
    Nos membres
    Nos dirigeants
    Nos partenaires

  • Les activités
    Les jeux de société du Zef
    Les activités ludiques, artistiques et créatives
    Les activités culturelles et de société
    Les activités écologiques et citoyennes
    Albums photos

  • Informations pratiques
    Contact/Localisation
    Questions fréquentes
    Horaires d’ouverture
    Actualités
    Événements

  • Être bénévole
    Être bénévole ?
    Le planning des bénévoles
    Une journée type au Zef
    L’organisation d’un événement au Zef
    Recyclage, compostage et tri sélectif
    Lave-vaisselle : mode d’emploi
    Suivi de fréquentation